الرئيسية
مراجعة ليلة الامتحان مادة ادارة مخازن الصف الثالث التجاريه
{ {الفصل الأول } } : أولا : الرقابة على المخزون : مقدمة لابد منها :-
]يتصل مفهوم الرقابة على المخزون كوظيفة إدارية, بالتخطيط للمخزون, لأنهما يسعيان إلى تحقيق نفس الهدف تقريباً, فكلاهما يهدف إلى تنظيم حركة المخزون و المحافظة عليه و ضبط تدفق المواد من و إلى المخازن بالكمية المناسبة, و الوقت المناسب دون نقص أو تأخير .
يقصد بالرقابة على المخزون: الوقوف على مدى تطبيق الخطط الموضوعة, و التحقق من الإجراءات المتبعة لمراحل دخول المواد و خروجها من المخازن, و التأكد من أن الإجراءات الفعلية هي الإجراءات المخطط لها, واكتشاف القصور و معرفة الأخطاء والانحرافات و التجاوزات المرتكبة أثناء الإنجاز, و من ثم العمل على تحديد أسبابها ووضع الحلول لتفاديها مستقبلاً, و تتم عملية الرقابة على المخزون من خلال عمليات الفحص و التفتيش و المتابعة المستمرة, و جمع المعلومات لقياس و تدقيق جميع العمليات التخزينية بأوقات مختلفة, للتأكد من وجود الكميات المطلوبة حسب الخطط الموضوعة, و التدقيق على استلام وصرف المواد إلى المخازن, و التأكد من صلاحيتها, و من سلامة إجراءات الفحص و التفتيش عليها.
× ماهية الرقابة :قديما كانت الرقابة كوظيفة إدارية آخر حلقة من حلقات العملية الإدارية وكانت تهدف إلى التحقق من أن الأداء الفعلي جاء مطابقاً للأداء المستهدف ، وإذا وجدت أي انحرافات يتم اتخاذ الإجراءات المصححة للأداء . إلا إن هذا المفهوم لم يعد يساير التطور السريع في كافة المجالات فظهر مفهوم حديث للرقابة يساير هذه التطورات .
× الرقابة بمفهومها الحديث هى :رقابة شاملة للأداء تبدأ قبل الإنتاج وهى ما يسمى "رقابة سابقة " على بدء النشاط للتأكد من أن جميع مدخلات العملية الإنتاجية أو الخدمية جاهزة للتشغيل وبكفاءة ، كما تتضمن رقابة أثناء الأداء ثم رقابة بعد الأداء وتسمى بالرقابة المصححة.
× أما مراقبة المخزون: فتشمل جميع الأنشطة التي تتعلق بتصميم أو اختيار الطرق والأساليب اللازمة للتأكد من سلامة التصرفات والإجراءات الخاصة بتوفير الاحتياجات المطلوبة من المواد وتخزينها والمحافظة عليها حتى وقت الحاجة إليها، وبما يتضمن استمرار الوفاء باحتياجات الجهات الطالبة بالكميات والمواصفات المطلوبة وفي المواعيد المحددة من ناحية، وحسن استخدام الأموال المستثمرة في هذه المواد من الناحية الأخرى .
ç مـراحــل الـرقــابــة : حتى تكون الرقابة فعالة وأكيدة ، وتحقق الأهداف المرجوة منها يجب أن تتضمن المراحل الآتية : -
1- تحديد الأهداف المطلوب تحقيقها ، ووضع الطرق المثلي لتنفيذها وذلك في صورة جداول تفصليه زمنية ، هذا مع التأكد من توافر مستلزمات الإنتاج في الوقت و المكان المناسبين منعا لحدوث الاختناقات ليمكن تنفيذ الخطة أي وجود خطة تترجم الأهداف في صورة كمية قابلة للقياس .
2- وضع المعايير الرقابية وهي تتضمن تحديد العلاقات بين الجهد المبذول والنتائج التي تعتبر أداء مرضياً ، أي وجود مجموعة من المعايير التي تمثل الأهداف المخططة وتعتبر أداة قياس للأداء الفعلي .
3- تتبع الأعمال عن طريق التوجيه والإشراف للتأكد من أنها أنجزت طبقاً للخطط المرسومة ، وفي ضوء المعايير الموضوعة وذلك بقصد اكتشاف كل انحراف عن المخطط في كل خطوة من خطواته فور حدوثه بقدر الإمكان مع تحديد نوعه وكميته … أي توافر نظام فرعي لمتابعة الأداء الفعلي أولاً بأول .
4- دراسة وتحليل الانحرافات بقصد الوصول إلي دقائق الظروف التي أحاطت بحدوثها ومسبباتها وتحديد المسئولين عنها حتى يمكن الحكم علي كفاية التنفيذ ومدي النجاح في وضع الخطط وتنفيذها
5- اتخاذ الإجراء المصحح الوقتي لمعالجة الظروف القائمة للانحراف السالب ثم الاقتراح في ضوء هذه التجربة بما يلزم لمنع تكراره وحدوثه في المستقبل سواء كان ذلك يمس المنهج ذاته أو ظروفاً لعمل فضلاً عن اتخاذ كافة الإجراءات اللازمة لتنمية الانحرافات الموجبة ، وهذا يتطلب نظام فرعي يتضمن إجراءات معالجة الانحرافات
× أهدف الرقابة على المخزون : تتمثل أهمية الرقابة على المخزون بأنها تشكل ركنا أساسيا في إدارة المواد وهي من الوظائف الهامة التي تؤثر أيضا علي تقدم أعمال المنظمة وعلي أرباحها .
× تهدف الرقابة على المخزون إلى : -
1. الاحتفاظ برأس المال المستثمر في المواد المخزنية عند أقل حد ممكن لتجنب الأضرار التى تنجم عن التخزين بأكثر من اللازم مثل :-
· تعطيل جزء من رأس المال وتجميده في هذه المواد المخزنة مما قد يحرم المشروع من أنشطة أخرى أكثر أهمية.
· التضخم فى تكاليف مناولة المواد والاحتفاظ بها كمخزون وزيادة فرص التلف والضياع والسرقة والحريق والتقادم وزيادة الفائدة المدفوعة على رأس المال المستثمر فى هذه المواد وزيادة مصاريف التأمين.
· تشغل المهمات الزائدة فى المخزون حيزا من الفراغ فى المخازن مما يعوق عمليات الصرف والاستلام بالإضافة إلى تكلفة الصيانة والجرد
· خسائر البيع والتصرف فى المخزون الزائد والراكد حيث يتم بيعه بقيمه أقل بكثير من القيمة الدفترية.
· ظهور إدارة الشركة أمام العاملين بمظهر الإسراف مما يشكل أخطاراً جسيمة على كفاءتهم وأعمالهم حيث أن الإدارة عادة هى القدوة الحسنة بالنسبة إلى العاملين
· بطء دوران رأس المال المستثمر مما يؤثر في ربحية المشروع .
· احتمال وجود خسائر نتيجة انخفاض السلع المخزنة .
· فائدة الأموال المعطلة في المواد المخزنة والتي تمثل عبئا يتحمله المشروع ويؤدى إلى نقص ربحيته.
· الإضرار التى قد تلحق بالمواد المخزنة نتيجة التقادم أو الضياع أو التلف.
2. الاحتفاظ بالمواد المخزنية من الأصناف المختلفة بالكميات المناسبة التى تناسب ظروف الإنتاج بالمشروع حيث أن الاحتفاظ بالمخزون أقل عن الحد المناسب له أضراره ومنها :
× تأخير الإنتاج وتعطيله وتوقفه في بعض الأحيان . × زيادة التكلفة الإنتاجية لمنتجات المشروع
× عدم الوفاء بمواعيد تسليم المنتجات . × فقد ثقة عملاء المشروع .
× إضعاف المركز التنافسي للمشروع ونقص ربحيته .
3. ضمان توفير الكميات المناسبة من المواد المطلوبة حسب الخطط الموضوعة و تفادي النقص في هذه المواد و خاصة المواد سريعة الحركة.
4. ضبط حركة المخزون, و تنظيم حركة دوران المواد و تجديدها لتفادي الازدواجية في خزن المواد.
5. التأكد من سلامة المواد المخزنة, و من تطبيق إجراءات الأمن و السلامة عليها.
6. تخفيض تكاليف و نفقات و مصاريف التخزين إلى أقل ما يمكن.
7. قياس و تصحيح أداء العاملين في المخازن.
8. ضبط استلام و تسليم المواد في المواعيد المحددة لمنع تأخير العمليات الإنتاجية.
9. جدولة وفحص المواد للتأكد من أنها مطابقة للمواصفات والكميات والتقليل من خسائر التلف والسرقـة.
** المجالات التي تشغلها رقابة المخزون :تتناول رقابة المخزون جميع أنواع المواد ( المخزون ) وتبدأ رقابة المخزون بمتابعة طلبات الشراء وما صدر به أوامر توريد وما تم توريده من الموردين تنفيذا لهذه الأوامر والمنصرف من المواد ، والرصيد المتبقي والكميات المحتجزة تحت طلب عملية معينة وبصفة عامة تتناول الرقابة كل ما يتعلق بأصناف السلع المستخدمة في المشروع كما يلي :-
1- المواد تحت التوريد : وهى التي صدرت بها أوامر توريد من إدارة المشتريات .
2- المواد المستلمة والتي تم توريدها للمخازن من بين كميات المواد تحت التوريد .
3- المواد المنصرفة والصادرة من المخازن إلى وحدات ومراكز الإنتاج بناء على أوامر صرف معتمدة .
4- الأرصدة الحاضرة وتمثل قيمة المواد الموجودة فعلا بالمخازن في متناول اليد .
5- المواد المحتجزة لعمليات معينة وهى المواد المخصصة لأوامر إنتاج معينة ولكنها تصرف بعد الاستخدام الفعلي في العمليات الإنتاجية .
6- المواد التى يسهل الحصول عليها وهى التى يمكن أن يحصل عليها المشروع بسهولة ويسر من الموردين عند الحاجة إليها.
سلطة مراقبة المخزون: تختلف سلطة مراقبة المخزون من منشأة لأخرى حسب طبيعة الأصناف المخزنة كما في الأمثلة التالية :-
· بالنسبة للأصناف التى تتعلق بأعمال الصيانة والتشغيل تمارس الرقابة عليها إدارة المخازن .
· أما بالنسبة للمواد الأولية المتقلبة الأسعار والتي تمثل جزءاً رئيساً من التكاليف الكلية للإنتاج غالبا ما تسند عملية مراقبة المخزون لهذه المواد إلى لجنة من مستوى الإدارة العليا .
أعمال قسم مراقبة المخزون بالمنشآت التجارية - الصناعية
1) المراجعة الدفترية على الأصناف بالمخازن . 2) المتابعة المستمرة لحركة كل صنف .
3) التفتيش الدوري على المخازن الرئيسة والفرعية . 4)مراقبة العلاقات بين المخازن الرئيسة والفرعية .
5) الإشراف على عمليات الجرد المخزنى . 6) اكتشاف حالات الضياع أو السرقة.
7) التركيز على الأصناف المخزنية الهامة .
التأكد من عمليات السلامة المخزنية للأصناف .9) تحديد الكميات المطلوبة ومواعيد الطلب عليها .
أما بالنسبة لوحدات مراقبة المخزون السلعي بالجهاز الحكومي فان اختصاصات وحدة مراقبة المخزون تتمثل فيما يلي :-
[] دراسة تقرير الاحتياجات الفعلية ( المقايسات السنوية )
] احتساب معدلات الاستهلاك لكل صنف بالكمية والقيمة بالاشتراك مع الجهات الفنية المتخصصة .
] تصنيف المواد والمهمات وترقيم الأصناف طبقا لدليل التصنيف والترقيم لأصناف المخزون السلعي .
] تحديد مستويات التخزين الدنيا والقصوى لكل صنف .
] إجراء التفتيش والجرد السنوي والدوري .
] الاحتفاظ بسجلات لمراقبة المخزون بالقيمة والكمية .
] إعداد الإحصاءات اللازمة لمتابعة ومراقبة المخزون السلعي وإيضاح أسباب ركوده .
] متابعة تنفيذ أوامر الشراء.
] القيام بالمراقبة الموضوعية والإشراف على النواحي الفنية لبحث إمكانية استخدام المخزون قبل شراء أصناف جديدة أو العمل على التخلص منه .
Û العوامل المؤثرة في الرقابة على المخزون : للوصول إلى رقابة مخزنيه جيدة تحقق الأهداف المرجوة منها كان لا بد من معرفة العوامل المؤثرة في الرقابة على المخزون سواء كانت عوامل عامة أو عوامل فنية .
أ- العوامل العامة
1] كفاءة العنصر البشرى القائم بمتابعة وتقييم الأعمال المخزنية.
2] كفاءة نظم التخزين والحسابات والتكاليف المخزنية .
3] أثر نظم الحوافز والمكافآت على العاملين بالمخازن . 4] درجة الالتزام الأخلاقي للعاملين بالمخازن .
5] كفاءة نظم الرقابة وتحديد معدلات الأداء ومعاييره . 6] توقيت عمليات الرقابة والمتابعة .
7] الناتج النهائي للتقارير الرقابية ومدى فاعليتها
يعتبر الناتج النهائي للتقارير الرقابيةأهم هذه العوامل فإذا ترتب على التقارير اتخاذ إجراءات مناسبة سيتم تفعيل العوامل السابقة بكل دقة ، أما إذا كانت التقارير المقدمة تؤخذ على أنها عملية روتينية بحته أهملت أيضا العوامل السابقة وأصبحت عملية الرقابة عملية شكلية وفقدت المنظمة الهدف من الرقابة على المخزون .
ب- العوامل الفنية :
1] حجم ونوع وطبيعة الأصناف المخزنية .
2] قيمة الأصناف المخزنية وأهميتها لعمليات الإنتاج والتسويق .
3] تكاليف التخزين وكذا تكاليف الفاقد والتالف والخسائر المخزنية السنوية .
4] مواعيد ومعدلات الاستخدام والصرف . 5] نظم التوريد والشراء المتبعة .
6] ظروف السوق واتجاهات الأسعار وموسمية الإنتاج .
7] طبيعة الصناعة ونظم الإنتاج السائدة والتسويق والتمويل ومدى كفاءة هذه النظم .
الأعمال الضرورية لمراقبة المخزون : لضمان حسن سير العمل وانتظام المخازن ومراقبة المخزون كان لا بد من القيام ببعض الأعمال الضرورية لتنظيم العمل وتيسير إجراءات عملية الرقابة ومن هذه الأعمال:-
1 - تصنيف وترميز الأصناف بالمخازن : يجب تقسيم الأصناف الموجودة بالمخازن إلى أصناف عامة والأصناف العامة تقسم إلى أصناف فرعية مثال:-
× صنف عام مثل :" المواد الخام " يقسم إلى أقسام فرعية مثل : " فحم – حديد زهر – خشب ... الخ "
2 – تنميط وتبسيط الأصناف :
- التنميط:عملية فنية يقصد به وضع مقاسات موحده للسلع وأحجامها والصفات الطبيعية لها ووضع نمط موحد للمواد والسلع المستخدمة .
- التبسيط : تقليل التنوع المفرط بين الأشكال والأحجام والمقاسات الخاصة بالسلع .
3 – توفير التسهيلات الكافية للتخزين :وذلك عن طريق توفير التسهيلات والأدوات الكافية للتخزين ومناولة الأصناف داخل المخازن لان عدم توافر مثل هذه التسهيلات يؤدى إلى زيادة فرص التلف للأصناف وكذلك تأخير وصولها لمكان الاستخدام .
4- حفظ السجلات وعمل التقارير اللازمة : تمد السجلات والتقارير إدارة مراقبة المخزون بالبيانات اللازمة والتي تعتمد وحدة مراقبة المخزون على هذه البيانات للقيام بعملها بشكل فاعل .
5- توافر الأيدي العاملة من ذوى الخبرة والكفاءة في أعمال المخازن: إن نجاح نظام مراقبة المخزون يعتمد على كفاءة القائمين على إدارة المخازن ودرايتهم بأعمال المراقبة بالإضافة إلى قدرتهم على تصميم برنامج المراقبة والاحتفاظ بالسجلات .
çç أركان نظام الرقابة الداخلية على المخزون: بعدما تم تحديد أهداف نظام الرقابة على المخازن ، سوف نتطرق إلى أركان النظام والذي عن طريقه نستطيع تحقيق تلك الأهداف وفيما يلي شرح لهذه الأركان:
أ- الوضع التنظيمي لإدارة المخازن وتحديد المسئولية:× يقصدبالوضعالتنظيمي : هو موقع إدارة المخازن في الهيكل التنظيمي للمنظمة وعلاقتها بالمستويات الإدارية الأخرى والشكل الذي تتخذه هذه الإدارة في ضوء الاختصاصات والمهام التي تقوم بها لتحقيق هدفها .
ب- تخطيط الاحتياجات من المواد والأصناف: تقوم الجهات الحكومية بإعداد قائمة سنوية قبل بداية السنة المالية بفترة كافية ، تدرج فيها جميع الأصناف اللازمة والواجب شراءها ثم تخطر بها الجهات المختصة .
ج- دفاتر وسجلات المخازن: يقصد بهاالأوراق و النماذج و المستندات التي يقيد بها مضمون المخازن و التي تتمكن من خلالها إدارة المخازن من متابعة حركة المخزون :
× تهدف المنشأة من وراء استخدام السجلات و المستندات المخزنية إلى:-
· معرفة كمية المواد للمخازن, تاريخ وصولها, و الجهة الواردة منها.
· معرفة كميات المواد التي تم تجهيزها من المخازن, و الجهة الطالبة لها.
· تبين السجلات الكميات المخزنة من كل صنف دون الحاجة إلى القيام بجردها.
· يمكن استخدامها كأداة تخطيط و رقابة للمخزون.
· تسهيل عملية الحصول على الأصناف المختلفة من خلال تأثير مواقع الخزن على مستندات الصرف.
· تمكن من حصر مقدار التلف أو السرقة أو الاختلاس من خلال معرفة مقدار النقص بمقارنة الرصيد الموجود فعليا مع الأرصدة التي تبينها السجلات المخزنيـة.
ç وهذه من السجلات والدفاتر تهدف إلى حصر حركة المخزون والرقابة عليه منها :-
- دفتر يومية المخازن: تثبت به مستندات التسليم والصرف حسب تسلسل أرقامها وتوضح به قيمة الأصناف الواردة والمنصرفة يوميا .
-دفتر الشطب : تثبت به جميع الأصناف الواردة للمخازن الرئيسية والمنصرفة منها أولا بأول ، على أن يخصص دفتر لكل من الأصناف المستديمة و الأصناف المستهلكة ويذكر الثمن في كل حالة للتالف.
- دفترعهدةالمخزن: يثبت فيه أمين المخزن الأصناف الواردة والمنصرفة أولا بأول ويثبت الرصيد بعد كل عملية صرف أو إضافة .
- دفترعهدةالشطب: يمسك لحساب الأصناف الموزعة على المخازن الفرعية ، ويخصص جزء منه للأصناف المستديمة وأخرى للمستهلكة وتحتفظ إدارة المخازن بهذا الدفتر بالإضافة إلى دفتر الشطب لتحقيق الرقابة على العهد الموزعة والمنتشرة في الوحدات الحكومية .
- دفترإجماليالعهدة: وتثبت به الأصناف المستديمة التي صرفت للاستعمال وتثبت كعهدة طرف الموظفين بالوحدات الحكومية المختلفة .
والجديربالذكرأنهمنالأفضلاستخدامهذه الدفاتروالسجلاتعنطريقالحاسبالآليباستخدام برامجحاسوبيةمناسبةتخضعلإجراءاترقابيةخاصة.
*** كما توجد مجموعة من السجلات و المستندات و الوثائق الأخرى المستخدمة في المخازن و من نماذجها :-
سجل السلـع الـواردة: و يبين مقدار الكميات الواردة إلى المنشأة, إذ يتم تقييد جميع الشحنات الواردة يوميا, بيان وصولها و كمياتها و اسم المجهز أو المصدر ورقم أمر الشراء.] تقريـر لجنـة الاستلام و الفحـص: حال وصول المواد و البضائع إلى المنشأة, يتولى قسم الفحص عملية فحص و تفتيش هذه المواد و ينظم هذا التقرير, إذ يبين معلومات عن المواد" مثل" اسم المورد, و التاريخ و مواصفات المواد و مقدار التلف منها.
] مستنـد الرفـض: ينظم هذا المستند في حال رفض جميع المواد الواردة, أو جزء منها و إعادتها إلى المورد لمخالفتها للمواصفات.
[] مستند استلام مخزني: و تقوم بإعداده إدارة المخازن اعترافاً باستلام المواد بعد نتائج عملية الفحص.
] مستنـد الصـرف: يستعمل هذا المستند عندما تقوم إدارة المخازن بتجهيز المواد إلى الجهات والإدارات التي تطلبها, و يكون هذا المستند من عدة نسخ ترسل نسخة منه إلى قسم الحسابات و نسخة إلى قسم الرقابة المخزنية و ترسل نسخة إلى الجهة التي جهزت لها المواد و تحفظ النسخة الأخيرة لدى إدارة المخازن.
] مستند الإرجاع: وهو مستند إرجاع أو إعادة مواد من الأقسام أو الإدارات أو من قبل العملاء إلى مخازن المنشأة لأي سبب كان.
] إذن تحويـل المـواد: أو سلع فائضة عن حاجة عملية إنتاجية إلى عملية أخرى, وكذلك في حالة تحويل مواد من مخزن إلى آخر داخل المنشأة.
] تصريـح خروج مواد يستخدم للسماح بخروج المواد أو البضائع من المخازن.
] سجل أستاذ المخازن: و يحتوي بيانات عن كل صنف من المواد المستخدمة في المنشأة, حيث تخصص صفحة أو أكثر لصنف معين لبيان كميات الواردة و المتبقية و المصروفة, و يساعد هذا في التخطيط المالي و الإنتاجي.
[] أمـر الشـراء: و يبين تاريخ الطلب و رقمه و اسم و عنوان المورد أو البائع و طريقة الشحن ومواصفات و كمية المواد, ويساعد هذا المستند في عملية استلام و فحص المواد, إذ تتم مقارنة المواد الواردة بالمعلومات والمواصفات الموجودة فيه.
] طلب الشـراء: وهو النموذج الذي تطلب فيه إحدى الإدارات في المنشأة من الجهة المسئولة عن الشراء, اتخاذ الخطوات اللازمة نحو شراء مواد أو إمدادات تشغيل, و يحتوي هذا الطلب معلومات خاصة بالنوع و الجودة و الكمية و التاريخ المطلوب توفير المواد فيه, و الغرض الذي تستخدم فيه المواد, كما يظهر اسم الشخص الذي أصدره ورمز المادة و تاريخ طلب الشراء.
] تقرير الوحدات التالفة أو الناقصة: ويعد هذا التقرير إذا وصلت البضاعة تالفة أو ناقصة عن المتفق عليه أو لم تصل في الوقت المناسب, أي الفترة بين الشحن و الاستلام.
] إخطـار المورد: ويتم من قبل المورد و يتضمن معلومات عن اسم و عنوان المورد و الشاحن, وتوصيف المواد و البضاعة المشحونة و عدد العبوات و العلامات المثبتة عليها, ويراعى أن يتم إرسال هذا الإخطار عند وروده مباشرة إلى إدارة المخازن, لتتخذ الإجراءات اللازمة باستقبال المواد.
] بطاقـة الصـنف: و تحتوي معلومات عن المادة, اسمها, مواصفاتها, رقمها الرمزي, و الكمية الواردة و الصادرة, وقد يثبت عليها كمية الحدّ الأدنى و الأعلى, و مستوى إعادة الطلب, وتفيد هذه البطاقة في سرعة معرفة الكميات المتبقية من المادة أو الطلبية و تسهل الوصول إلى الأصناف و المواد المطلوبة, وتساعد على ضبط كمية المخزون من الأصناف بمقارنتها مع سجلات المخازن .
] البطاقة المخزنيـة: تعد هذه البطاقة لكل صنف أو مادة موجودة في المخازن, إذ يتولى أمين المخزن ترحيل جميع مستندات المخزون إليها و لذا فهي تحتوي على معلومات أشمل من بطاقة الصنف و من فوائدها:-
· /01/تساهم في توفير المعلومات عن حركة الأصناف و المواد و الكميات المتبقية منها بعد كل عملية استلام.
· تسهيل عملية الرقابة على المواد و عملية الجرد.
· تبيين مستويات المخزن لضمان عدم انخفاضه عن الرصيد المطلوب و بالتالي تساعد على ضمان تدفق الإنتاج.
د- توافر الكفاءات اللازمة لموظفي إدارة المخازن:
· تظهر أهمية العنصر البشري في العمل المخزني شأنه في ذلك شأن أي عمل آخر لذلك لابد أن يكون العاملون في المخازن على درجة عالية من الوعي والاهتمام والكفاءة والإدراك برسالة المخازن ولقيمة المخزون و على مستوى ملائم من التعليم والتدريب وتوفر لهم الحوافز المادية والمعنوية الكافية
وبناء على ذلك لابد من تصنيف الوظائف الخاصة بالمخازن وتحديد المؤهلات المناسبة لكل وظيفة عملا بمبدأ " الرجل المناسب في المكان المناسب " ، مع الاهتمام بعقد الدورات التدريبية للموظفين بالمخازن ، مع ضرورة القيام بالبحوث والدراسات اللازمة لتطوير العمليات المخزنية.
هـ-إجراءات الرقابة الداخلية على المخازن:
· هذه مجموعة من إجراءات الرقابة الداخلية على المخازن الحكومية والمطبقة في كثير من دول العالم وهي كالتالي:
-إجراءاتالرقابةالماديةعلىالمخازن :
· يجب أن تتضمن أساليب الرقابة على المخزون الرقابة المادية على الكميات المخزنة ، بالإضافة إلى دقة المعلومات المتعلقة بالمخزون وقوائم المواد التي تصف مكوناته ، ويمكن استخدام إجراءات الرقابة التالية لإحكام الرقابة المادية على المخزون :
] تحميلمديرالمخازنالمسؤوليةعنجميعأنواع العجزفيالمخزون
[] إقامةسياج حولجميع مواقع التخزين وإغلاق كل المداخل.
[] لايسمح بدخول المخازن إلا للعاملين بها،وإذا استلزم الأمردخول غيرالعاملين فيجب أن يصحبه مرافق من العاملين بالمخازن.
[I] وجودكاميراتمراقبةتوضعفيأماكنمناسبةعلى المخازن.
[] اتخاذاحتياطاتالأمنوالسلامةداخلالمخازنوفقا للمعاييرالدولية.
] فهرسةالأصنافوتبويبهاوترقيمهابواسطةالحاسب الآلي.
] ترتيبالأصنافوفقاللمساحاتالمتاحةبطريقة تحافظعلىشكلوحجموجودةكلصنفثمحمايته منكلمايعرضهللتلفأوالضياعأوتعرضهللعوامل الجوية.
] وجودحواملوأرففوممراتعريضةمناسبة.
-إجراءات الرقابة على حركة المخازن :يقصد بحركة المخازن كل ما يرد وما يصرف منها وما يرتجع إليها من أصناف ، وتتمثل إجراءات الرقابة فيما يلي:-
أ- بالنسبةللأصنافالواردة :
[] يمسكمديرالمخازنسجلاللارتباطاتيرجعإليهقبل التصريحبالشراءلأنهمسئولعنأيارتباطاتتتم لشراءأصنافليستمعتمدةبقائمةالاعتماداتبسجل الارتباطات.
] يتمالرجوعإلىسجلالارتباطاتللتعرفعلىالباقي الذييمكنفيحدودهالارتباطوكذلكقبلالتصريح بعملالمناقصات،وتخصمقيمةالمشترياتالمقترحة منقيمةالاعتمادأوالقيمةالباقيةمنهعلىأنيترك دائمامبلغبصفةاحتياطيةلتغطيةالمشترياتالصغيرة التيتشترىمنالسلفالموجودة.
] لمراقبةعدمتجاوزالأسعاروالكمياتالمعتمدة تمسكإدارةالمخازندفترقيدالمشترياتلتحقيقهذا الهدف.
ب- بالنسبةللأصنافالمنصرفة :
[] تصرفالأصنافمنالمخازنبموجبطلباتصرف ذاتأرقاممسلسلةسنويةعلىأنيحررطلبمستقل لكلنوعمنأنواعالأصناف(المستديمة–المستهلكة – التالفة(
تملأالجهةالطالبةاستمارةالصرفوعلىمدير المخازنأنيوضحالكمياتالتييقررصرفهاعلى أساسحالةالموجودبالمخازنأومايراهكافيا للغرضالمطلوب،كمايوضحالكميةالتيصرفها فعلاأماالأصنافالتيلمتصرففيبينأمامهاأسباب عدمالصرف،ولاتصرفأيكمياتمنالمخازنإلا بعداعتمادهامنمديرالمخازن.
[] تصرفالأصناف فيحدودالمعدلات المعتمدة،ولا يجوزصرف كمياتت تزيدعنهادون تصريح خاص من رئيس الجهة.
[] يتمالصرفعادةفيمواعيدالعملالمحددةلذلك،ولايجوزالصرففيأوقاتغيرهاإلابتصريحمن مديرالمخازنمعذكرالأسبابعلىالمستندات .
ج- بالنسبةللأصنافالمرتجعة : وتتمثل علمية الإرجاع في الإجراءات التالية :
[] يصرحمديرالمخازنبإرجاعالأصنافالمستديمةإلى المخازنإذاانتهتمدةاستعمالهاأوأصبحتغير صالحةللاستعمال،كمايصرحبإرجاعالأصناف الزائدةعنالمعدلاتالمحددةللصرف،وتشكللجان لفحصالمرتجعاتوتثبتقراراتهافيكشف المرتجعاتلاعتمادهمنمديرالمخازن.
[] علىاللجنةأنتتأكدمنأنالصنفأصبحغيرصالح للاستعمالوتبينسببذلك،كماعليهاأنتتأكدمن أنههونفسالصنفالذيسبقصرفهأوعلىالأقل مننفسالنوعالمستعملفيالوحدة
[I] لايجوزلأمينالمخزنأنيصرفبدلالأصناف المرتجعةقبلاعتمادمديرالمخازنلقرارلجنة الفحص،و إلاأصبحمسئولاعنذلك.
[I] إذاثبتللجنةأنالصنفأصبحغيرصالحللاستعمال بسببإهمالالموظفالذيبعهدته،فإنهيجبأن يحصلمنالموظفالمهملالثمنالواردبالدفترأو القيمةالسوقيةللصنفأيهماأكبروتضافإليه المصاريفالإدارية،بعدخصمالقيمةالبيعيةالتي تقدرهااللجنةللصنفالمرتجع.
[] عنداستلامالأصنافالمرتجعةيحررإذناستلام ترسلمنهنسخةإلى الجهةالتيردتالأصناف، وتحفظالنسخةالثانيةبملفصاحبالعهدةبعدأن تخصمالأصنافالمرتجعةمنعهدته،وتثبتهذه الأصنافبالثمنالذيتقدرهلجنةفحصالأصناف المرتجعةحسبحالتهاعندردّها،أماالأصنافالتالفة التيتقرراللجنةأنهاغيرصالحةللاستعمالفإنهاتثبت فيدفترالمخزنعلىأنهاتالفةوتقدراللجنةثمناله.
-الإجراءات الرقابية على الأصناف الموجودة في المخازن (الجرد): جردالمخازنالحكوميةهيوسيلةلتحقيقالرقابة علىالأصنافالموجودةوسوف نتناول هذا الموضوع بشيء من التفصيل في فصل تالي.
ثانيا : أساليب الرقابة على المخزون
· تختلف الأساليب الفنية للرقابة المخزنية باختلاف المستويات الإدارية التي تمارسها ، و يجب الأخذ في الاعتبار مدى ملائمة هذه الأساليب لطبيعة العمل داخل المنشأة ومدى توافقها مع المستوى الإداري الذي يمارسها، وان تساعد في اكتشاف الفروق ( الانحرافات ) في الوقت المناسب حتى يتم اتخاذ الإجراءات التصحيحية والفعالة .
ç ولتحديد الأساليب المناسبة لمراقبة المخزون يجب معرفة:
Û الكميات المطلوب إضافتها إلى المخزون بمعنى تحديد كمية الطلب .
Û متى يتم الطلب ؟ ومتى يتم إضافته إلى المخزون ؟
* وتنقسم الأساليب الرقابية على المخزون إلى :
1) الأساليب الكمية للرقابة على المخزون . 2) الأساليب الكيفية للرقابة على المخزون .
ç وفيما يلي شرح هذه النقاط بالتفصيل
1- الأساليب الكمية للرقابة على المخزون : هى تلك الأساليب التى تعتمد على استخدام الأسلوب الكمي في مراقبة المخزون مثل تحديد التخطيط لمراقبة المخزون في حالة الطلب الثابت والتخطيط للمخزون في حالة الطلب المتغير وهذا ما سوف نتناوله في الفصل التالي بشيء من التفصيل .
2- الأساليب الكيفية للرقابة على المخزون : هى استخدام الإجراءات الرقابية التى تعتمد على أساليب غير كمية تعتمد على الأدوار الرقابية للإدارة بصفة عامة ، و تتمثل الأساليب الكيفية في الرقابة على المخزون على العناصر التالية :-
Û التفتيش . Û الرقابة الجردية.
Û الرقابة عن طريق الموازنات التقديرية . Û تقارير الرقابة .
وفيما يلي شرح هذه العناصر بالتفصيل :
أ- التفتيش : يعتبر التفتيش أحد الأساليب غير الكمية التى يمكن استخدامها للرقابة على عمليات التخزين حيث يعد عملية اتصال مباشر بين الرئيس ومرؤسيه الذين يعملون تحت إشرافه مباشرةً أو بين الرئيس والمرؤسين غير المباشرين ( مفتشي وزارة المالية – الجهاز المركزى للمحاسبات )
كما تندب وزارة ( المالية ) ، في مواعيد غير معينة وإعلان سابق ، بعض مفتشيها للتفتيش على مخازن الحكومة والحسابات الخاصة بها .
وهذا بخلاف التفتيش الذي يقوم به مفتشو ديوان المحاسبة ، وكذا المفتشون المحليون في الوزارات والمصالح التى يوجد بها مفتشون .
